Efektivní evidence a správa majetku ICT ve společnosti Futaba

Ve společnosti Futaba Czech, s.r.o. byla veškerá evidence ICT aktiv/majetku vedena v několika „systémech“ a byla tak nejen náročná na vlastní správu, tj. byla vždy nutná částečná duplicita informací a především tato evidence neposkytovala plnohodnotné propojené informace mezi HW a SW. Komplikovanější byl rovněž záznam historie změn a případné výstupy vyžadovaly po jednotlivých pracovnících zbytečně mnoho času. Zvolené řešení – ALVAO – výborně spolupracuje s Microsoft platformou, díky čemuž velmi ulehčuje administrativní práci, zamezuje duplicitám a šetří čas techniků.

Popis projektu

Společnost Futaba Czech, s.r.o. používá systém ALVAO pro evidenci a správu cca 150 počítačů/serverů. Instalace systému ALVAO proběhla během dvou dnů. Následnou prvotní evidenci majetku si společnost Futaba Czech, s.r.o. prováděla svépomocí. Aby se zamezilo zavedení chyb, nebyl využit převod dat z předchozích „systémů“, ale využila se automatická detekce zařízení. Následovala evidence pořízených licencí a přidělení jednotlivým počítačům. Takto připravené podklady o SW licencích zároveň posloužily pro doložení oprávněného využívání licencí v rámci kontroly „Správa licencí softwaru Microsoft“ společností Microsoft. Tato prvotní inventarizace trvala, díky nutnosti dohledávání nabývacích dokladů, asi 3 měsíce. Po nasazení Asset Managementu se pokračovalo nasazením Helpdesku/ServiceDesku. Posléze se s ním pracovníci společnosti Futaba Czech, s.r.o. postupně seznamovali a plynule tak přecházeli ze staršího způsobu zadávání a evidence požadavků na nový. „Po cca jednom měsíci souběžného provozu jak původního, tak nového systému pro řízení požadavků, jsme byli schopni původní systém zcela odříznout a nadále plnohodnotně využívat již pouze systém ALVAO,“ uvádí Martin Cveček, IT manažer společnosti Futaba Czech, s.r.o.

Přínosy pro zákazníka

Systém ALVAO umožnil společnosti Futaba Czech, s.r.o. kompletní přehled o hardware a software majetku, což přineslo následující úspory a přínosy:

  • Úspora času při zajištění podpory, kdy má technik okamžitě k dispozici veškeré potřebné informace o vybavení zákazníka na jednom místě.
  • Asset Management si sám zjišťuje velké množství informací o zařízení automaticky po síti a šetří tím práci technika.
  • Úspory při nákupu SW licencí, neboť je jasný přehled o jejich počtu a využití
  • Díky přehledu stáří ICT majetku umožňuje lepší plánování upgrade či pravidelných obměn HW.
  • Díky kontrole SW na jednotlivých stanicích došlo k většímu zabezpečení systému.
  • Systém velmi významně ušetřil čas potřebný na vytvoření výstupů pro další oddělení, což je dnes otázkou okamžiku
  • Při prvotní inventarizaci v rámci projektu se dohledal a zpětně zaevidoval veškerý majetek společnosti. Nově je v evidenci zaveden i drobný majetek.
  • Sledování a evidence pohybu majetku.
  • Helpdesk/ServiceDesk efektivně pomáhá organizovat práci celého týmu. Díky správně stanoveným prioritám se řeší důležité problémy na úkor těch méně důležitých a nedochází tudíž k zdržení důležitých procesů.

Implementací systému ALVAO se nám velkou mírou zjednodušila evidence ICT majetku. Je to pro nás potvrzením, že jsme zvolili správné řešení, díky kterému uvažujeme o možnosti rozšíření evidence i na další oblasti majetku společnosti.

Hlavní přednosti zvoleného řešení

Systém ALVAO je silně integrován do platformy Microsoft, což se projevuje například schopností řídit oprávnění v systému skrze Active Directory a automatické přihlašování do všech částí systému bez nutnosti zadávat hesla pomocí Single Sign-On. Aplikace ALVAO Asset Management efektivně vyčítá data o zaměstnancích a počítačích z Active Directory. Systém umožňuje multi-uživatelský přístup s tím, že každý člověk v evidenci, která je v přehledném stromovém uspořádání, smí nahlížet jen na objekty, ke kterým má přidělena oprávnění a ty které jej nezajímají ani nevidí. Systém má objektovou orientaci, díky čemuž umožňuje uživatelské změny v definování vlastností evidovaných zařízení. Využití systému pro evidenci majetku se tím stává téměř neomezené. ALVAO Helpdesk/ServiceDesk úzce spolupracuje s poštovním serverem a to nejen při vyčítání a odesílání emailů, ale také při sledování a plánování aktivit do kalendářů řešitelů. Velkým přínosem pro uživatele je využití webového klienta a tedy dostupnost přes webové rozhraní.

Vyčíslená návratnost investice

V roce 2010 jsme byli požádání Microsoftem o doložení skutečného stavu licencí v naší společnosti, protože užíváme multilicenčních programů (OLP, Select, …) od Microsoftu. Díky nasazení systému ALVAO jsme byli schopni snáze vypracovat report o stavu zakoupených a využívaných licencí a splnit tak podmínky licenční smlouvy. Pokud bychom tak neučinili, hrozila by nám oficiální SW kontrola a případné finanční sankce.

Podobné články

Zvyšte svoji úroveň v řízení IT

CIO Newsletter

Přináší nové pohledy na roli CIO ve firmě, inspirativní doporučení, jak v této roli obstát, rady, jak „zvládnout“ zaměstnance IT oddělení, a aktuality v oboru.

více informací

90denní plán nového IT manažera

Zkušený CIO, který vám dá jasnou odpověď, jak postupovat pokud dostanete na starosti IT a očekává se od Vás, že provedete rychlá a účinná opatření.

více informací

Sledujte společnost ALVAO