Správa hardwarového vybavení

Správa hardwarového vybavení

V dnešní dynamické době je velmi obtížné udržovat přehled o majetku podniku vždy aktuální. Následkem nepřesností v evidenci majetku dochází zbytečně k opakovaným nákupům nebo dokonce k mizení majetku. Tento problém dokážeme vyřešit zavedením systému ALVAO a v praxi ověřených procesů správy hardwarových aktiv, která vám zajistí aktuální informace pro rozhodování o nákupu nových zařízení.

Systém ALVAO mi pomáhá v náplni mé práce

V podstatě každodenně potřebují IT specialisté přesné informace o tom, kdo jim volá, jaké zařízení má, zda je v záruce, kde přesně volající pracuje a ještě celou řadu dalších technických informací týkajících se HW & SW a sítového připojení. Stejně tak při nákupech nebo plánování jsou přesné informace zcela nezbytné pro správné rozhodování.

Díky ALVAO už nemusím řešit obvyklé komplikace

Pokud máte informace v Excelu nebo v jiném jednoduchém systému, těžko udržuje jejich aktuálnost a neaktuální informace jsou pak často horší než ty aktuální. Také zajištění vzájemného přepisování dat bývá obtížné nebo zcela nemožné. Využití evidence majetku v ERP nebo účetním systému je pro IT nemožné. Evidence často neobsahuje vhodné položky, a pokud ano, je nutné vše ručně zapisovat.

Evidence HW & SW už pro mě není nic složitého

Považujeme za samozřejmé, že evidence HW a SW se stala zcela nezbytnou součástí IS pro každodenní řízení IT. Proto ALVAO Asset Management komplexně pomáhá evidovat jakýkoli IT majetek od jeho nákupu až po vyřazení.
Všechna zařízení najdete uspořádaná ve stromu, se kterým pracujete snadno jako se soubory v Průzkumníku Windows. Změny provádíte snadno pomocí drag&drop operací. ALVAO Asset Management minimalizuje množství ruční práce. Většina informací je načítána z Active Directory nebo z detekcí počítačů. Další informace získají zařízení díky dědičnosti v rámci stromu. Díky použití vzorů už není v podstatě co zadávat ručně, snad jen datum ukončení záruky a sériové číslo zařízení a máte zcela dokonalou evidenci.

Přehled o situaci mi zajišťuje detekce po síti

Díky detekcím počítačů snadno zjistíte nepovolené přesuny HW mezi zaměstnanci, kdy vám systém zobrazí, např. pokud se na PC přihlašují jiní zaměstnanci, než kterým byl HW svěřen. Také snadno zjistíte, pokud někdo neoprávněně zasáhnul dovnitř počítače (odebral paměť nebo vyměnil nějakou komponentu).

V evidenci ALVAO si mohu definovat vlastní objekty

Evidence v ALVAO Asset Management je postavena na objektech, které si můžete sami definovat. Díky tomu je možné v systému evidovat libovolné informace. Samozřejmě také informace o službách, které IT útvar poskytuje.

Ev_majetku1

Průnik (červené čárkované okno) bývá větší nebo menší.

Záleží na řadě okolností:

  • jaké finanční meze si společnost nastaví pro majetek do spotřeby
  • o jakou organizaci jde: výrobní podnik (stroje a zařízení, nářadí) vs. firmy poskytující služby
  • zda společnost chce evidovat i drobný majetek v ERP systému

Evidence inventárního a IT majetku je díky ALVAO samozřejmostí

Inventární majetek společnosti má obvykle nevýznamný pohyb, což znamená i malou administrativní zátěž na útvar, který jej eviduje (účetní nebo majetkové oddělení). Oproti tomu IT majetek trpí častými přesuny, což znamená velkou administrativní zátěž jak na IT specialisty a zaměstnance, tak i na manažery a ekonomický útvar. Tyto přesuny jsou ale důležité, protože znamenají úspory, jelikož IT může starší PC snadno umístit na pracovní místo s nižšími nároky.
Evidence v účetním (ERP) systému je obvykle podmíněna komplexním procesem (předávací protokoly apod.). Evidovat drobný majetek, např. SIM kartu, nebo flash disk za 100,- Kč, tímto způsobem pak vychází dráž než nákupní cena vlastního zařízení. Proto naši zákazníci na tato zařízení používají ALVAO a delegují evidenci drobných zařízení na IT oddělení – tedy na zaměstnance, kteří tato zařízení skutečně potřebují.
Ulehčíte tak finančnímu/majetkovému oddělení a evidence drobného majetku začne více odpovídat skutečnosti. Zároveň neztratíte kontrolu, protože ALVAO Asset Management je skrze inventární čísla provázaný na ERP nebo účetní systém společnosti. Tím je zajištěna jednotnost údajů v účetním i IT útvaru.

Držím krok s dobou a používám on-line předávací protokoly díky ALVAO

Předávací protokoly je možné snadno tisknout přímo z ALVAO. Protokoly je také možné přímo v ALVAO archivovat. Samozřejmě pokud se společnost rozhodne pro modernější způsob a zcela opustí předávací protokoly anebo je začne využívat pouze na klíčové položky, je možné přejít na on-line protokoly.

Předávací protokol vytisknutý přímo ze systému ALVAO

Zaměstnanci se pak mohou kdykoliv podívat na intranet a vidí, jaký majetek jim byl svěřen. Tento způsob řešení, který by měl být podpořen směrnicí, výrazně zjednoduší administrativní práci a přitom efektivně eliminuje nekontrolované „ztrácení“ majetku.

AMWA-muj-majetek

Inventuru majetku mohu s ALVAO provést kdykoliv potřebuji

Jelikož IT majetek vyčnívá z ostatního majetku společnosti (budovy, stroje, skříně, židle) právě díky častým pohybům, je náročné nad ním také provádět inventuru. V ALVAO Asset Management lze provádět on-line inventuru libovolně často. To vám zajistí neustále přesné informace o IT majetku. Pokud budete chtít provést i fyzickou inventuru majetku, tak pomocí modulu ALVAO Mobile Inventory ji můžete snadno zvládnout pomocí čteček čárových kódů.

AMWA-inventura-portal

Při pořízení systému ALVAO jsem byl kvalitně zaškolen

Naši konzultanti vás provedou celým procesem implementace systému ALVAO a souvisejících metodik do společnosti. Vyškolí vaše zaměstnance a pomohou jim při první inventuře majetku již s využitím systému ALVAO. Poradí vám pravidla, která by měla nastolit všechna oddělení podniku, aby vše efektivně fungovalo. Získáte tak dokonalý přehled o stavu hardwaru v celé vaší organizaci a všech pobočkách.

Zvyšte svoji úroveň v řízení IT

CIO Newsletter

Přináší nové pohledy na roli CIO ve firmě, inspirativní doporučení, jak v této roli obstát, rady, jak „zvládnout“ zaměstnance IT oddělení, a aktuality v oboru.

více informací

90denní plán nového IT manažera

Zkušený CIO, který vám dá jasnou odpověď, jak postupovat pokud dostanete na starosti IT a očekává se od Vás, že provedete rychlá a účinná opatření.

více informací

Sledujte společnost ALVAO