V Moog zjednodušili a zlevnili chod personálního oddělení

Společnost Moog s.r.o. (původně VUES s.r.o.) dodává unikátní řešení v oboru elektrických točivých strojů klientům po celém světě. S pomocí ALVAO dokázali v posledním roce zavést transparentní vedení IT, zjednodušit a zlevnit chod personálního oddělení a pomocí jednoho kontaktního místa nahradit veškeré papírové žádanky přívětivou tváří ALVAO Service Desku.
 

Zaměstnanci oceňují jedno kontaktní místo

 
„Před nasazením Service Desku jsme evidovali pouze okolo dvaceti žádostí za měsíc. Nyní jsou to stovky,“ hodnotí ředitel IT Jozef Hlaváč úspěch projektu. Jeho cílem bylo vyřešit chaos v řízení žádostí ve všech odděleních. Rapidní nárůst počtu žádostí po zavedení ALVAO přičítá lepší důvěře zaměstnanců v celý proces.

Díky ALVAO nemusí už nikdo přemýšlet, kde najít pomoc. V přehledném katalogu zadají svůj požadavek a mají jistotu, že se dostane do správných rukou. Je přitom jedno, zda se jedná o problém s počítačem nebo prasklou žárovku v kanceláři. Zároveň žadatel okamžitě ví, kdy může očekávat řešení a kdykoliv si zkontroluje stav požadavku.

„Dokud jsme neměli jedno kontaktní místo, lidé se báli o cokoliv požádat. Mohla za to negativní zkušenost s nefunkčními procesy. Přívětivý katalog služeb zároveň slouží jako signál, který říká, že je v pořádku o věci žádat. Pozitivně to ovlivnilo atmosféru ve firmě,“

 

Díky ALVAO se podařilo

  • Zavést jedno kontaktní místo a nahradit všechny papírové žádanky.
  • Podstatně snížit náklady ve všech obslužných odděleních.
  • Zprůhlednit řízení IT, takže se nyní těší větší důvěře vedení i zaměstnanců.
  • Získat podklady pro hodnocení úspěšnosti procesů.
  • Zjednodušit řízení a plánování práce v obslužných odděleních.

 

Bezpapírová kancelář podstatně snížila náklady na HR a další oddělení

Před zavedením řešení fungovala interní oddělení nesystémově a spoléhala se na papírové žádanky. Schvalování žádostí bylo bez nástrojové podpory noční můrou, která někdy mohla zabrat dlouhé dny. Některé žádosti se ztratily i na několik týdnů. ALVAO poskytlo řešitelským týmům značnou úlevu, protože je jednoduše provede celým procesem, takže mají v každém okamžiku jasno, jaká je další akce a čemu se prioritně věnovat. Automatizované schvalování přiřadí požadavek správným schvalovatelům a informuje všechny zúčastněné o jeho stavu.

Protože jsou všechny žádosti zaevidované v systému, je nyní možné vyhodnotit úspěšnost jednotlivých procesů. Příkladem může být nábor nových zaměstnanců, kde firma spolupracuje s personálními agenturami. Díky přesným údajům snadno zjistí, zda se spolupráce s agenturou vyplatí.

Rapidně se zjednodušil také výstupní proces. Zaměstnanci při odchodu museli získat potvrzení z jedenácti oddělení rozmístěných v různých lokacích, aby prokázali, že nemají žádný firemní majetek. S ALVAO mají tuto informaci v každém okamžiku k dispozici, takže není problém během pár vteřin vystavit souhrnný předávací protokol a nechat ho zaměstnance potvrdit přes web. Benefity lepšího procesního řízení se ale zdaleka neomezují na HR a IT. Pomocí Service desku se řídí veškerá interní agenda: správa budov, změny dodavatelů, nákup, vyřazení majetku, hlášení úrazů, atp.
 

 

IT je naprosto transparentní. Jeho image vzrostla o 100 %

„Pevně věřím v transparentní IT,“ říká Jozef, „Dokonce bych řekl, že transparentnost je důležitější než rychlost. Když kolegovi vůbec neřekneme, co se s jeho žádostí o nový počítač děje a dáme mu počítač za 3 dny, nebude spokojený. Když od začátku ví, že počítač dostane do 7 dní a šestý den ho má na stole, bude spokojený.“ V Service Desku mají proto propracovaná workflow. Žadatelé tak vědí naprosto přesně, co se s jejich požadavkem děje, zda se čeká na nový díl nebo schválení nadřízeným.
Práci na požadavku si tak zkontroluje sám žadatel, technik, který požadavek řeší i jeho nadřízený. Lidé ve firmě rozumí, na čem IT pracuje, kolik má práce a proč některé požadavky trvají delší dobu. Důvěra lidí v IT vzrostla o 100 %.
„Ve spojení s ALVAO Asset Management jsme transparentní i finančně vůči vedení. Až díky ALVAO si jasně uvědomujeme, kolik stojí IT služby,“ shrnujte Jozef svou zkušenost. „Dříve všechny náklady padaly na IT, které pak působilo jako bezedná díra. Teď přesně doložíme, že potřebujeme konkrétní částku na výměnu HW do 3 let, na licence AutoCadu pro konstruktéry a podobně. Je jasně vidět, jak IT podporuje produktivní činnost firmy. Zároveň se díky pravidelnému reportování podařilo získat další lidi do oddělení. Prostě jsem vedení položil otázku, zda chtějí zrychlit plnění žádostí,” uzavírá Jozef Hlaváč.

Podobné články

Zvyšte svoji úroveň v řízení IT

CIO Newsletter

Přináší nové pohledy na roli CIO ve firmě, inspirativní doporučení, jak v této roli obstát, rady, jak „zvládnout“ zaměstnance IT oddělení, a aktuality v oboru.

více informací

90denní plán nového IT manažera

Zkušený CIO, který vám dá jasnou odpověď, jak postupovat pokud dostanete na starosti IT a očekává se od Vás, že provedete rychlá a účinná opatření.

více informací