Ve společnosti ASEKOL vybrané HR procesy koordinuje ALVAO

ASEKOL je skupina společností, která zajišťuje sběr, dopravu a recyklaci vysloužilých elektrospotřebičů. Jejich červené sběrné kontejnery jste pravděpodobně potkali i ve svém městě. Služeb společnosti využívají výrobci a dovozci elektrozařízení. ALVAO pomohlo vyřešit palčivý problém nástupu nových zaměstnanců. Personální oddělení v něm získalo mocný nástroj pro zajištění součinnosti několika útvarů ke spokojenosti nových zaměstnanců, kteří mají od první minuty po nástupu do práce zajištěné vše, co potřebují.

 

Digitalizace žádostí v celé společnosti

Prvotní impuls k nasazení řešení ALVAO vzešel z IT oddělení, které dnes podporuje přes 250 zaměstnanců v různých lokalitách v Česku, Polsku a na Slovensku. Denis Zemánek, IT manažer, měl ale od začátku jasnou představu: hledali systém, který podpoří celou organizaci v přechodu k servisnímu řízení podpůrných oddělení. ALVAO začalo sloužit jako univerzální žádankový systém. Jeho možnosti nejvíce prověřili v oddělení řízení lidských zdrojů (HRO).

 

Koordinace vybraných HR procesů – nástup zaměstnance

Nejpalčivější problém pro HRO představovaly nezdařené nástupy nových zaměstnanců. V extrémním případě trvalo až 3 týdny po nástupu, než měl nový zaměstnanec nachystané vše, co potřeboval k práci a zaškolení. S rapidním růstem firmy a rozšiřujícím se počtem zaměstnanců v různých lokalitách se problém dále přiostřoval. Zodpovědní pracovníci se o nástupu často dozvěděli až v okamžiku, kdy nový kolega přišel poprvé do práce a neměl si kam sednout či s čím pracovat. Komunikace mezi jednotlivými útvary vázla a nováčci si z prvních dnů v nové práci odnášeli rozpačité dojmy.

 

„Největší benefit spočívá v tom, že celý nástup řídíme z jednoho místa a koncoví zpracovatelé přesně vědí, co mají dodat, komu a kam.“

Marcela Medková

 

Když koncem roku 2016 do firmy nastoupila Marcela Medková na pozici HR manažerky skupiny, proces nástupu nového zaměstnance a jeho lepší podchycení se přirozeně stal jedním z prvních velkých úkolů, do kterých se pustila. Ve spolupráci s IT a naším konzultantem Jiřím Janků zmapovali celý proces, který ALVAO následně pomohlo zautomatizovat.

„Úkoly a procesy, které od začátku do konce realizačně spadají pod vaše oddělení, si ohlídáte. Problém nastává, když potřebujete mít přehled nad procesem, který jde napříč společností a jsou do něj zapojené další útvary,“ hodnotí situaci Marcela Medková.

Aby nový zaměstnanec dostal všechno potřebné vybavení, měl nachystané pracovní místo a zajištěné přístupy do všech systémů, je nutná spolupráce několika oddělení. Bez nástrojové podpory se nedařilo celý nástup uřídit a včas informovat vlastníky dílčích úkolů. Díky ALVAO nyní celý nástup řídí z jednoho místa. Je jasné, kdo je zodpovědný za jakou činnost a zda stíhá přiřazené úkoly splnit v termínu. Koncový zpracovatel přesně ví, co má dodat, komu a na jakou provozovnu. Systém dokáže dle pozice a lokality určit potřebné úkoly a zadat je příslušným řešitelům. Nováčci se tak ihned po svém nástupu můžou pustit do adaptačního zaškolování. Firma na ně v prvních hodinách v novém zaměstnání zapůsobí profesionálním přístupem.

 
 

Marcela Medková a Denis Zemánek, ALVAO Inspiration Day 2018
 

Odchod zaměstnance je náročnější na termíny

Také odchod zaměstnance představuje pro HRO množství úkonů pracovně-právního charakteru. Zákonem dané termíny jsou neúprosné, a proto je zásadní, aby celý proces proběhnul hladce, a to i z pohledu předávání vybavení a pomůcek pro práci ze strany odcházejícího zaměstnance zpět zaměstnavateli. I zde ALVAO umožnilo získat kontrolu nad celým procesem. Systém hlídá termíny a postará se, aby se na nic nezapomnělo: od vracení finančně nákladných věcí – služební auto, počítačové či jiné vybavení, telefon, přes vyrovnání vzájemných finančních závazků až po „drobnosti“ typu klíče či vstupní čipové karty. Již se nestává, aby půl roku po odchodu zaměstnance přišli na to, že zapomněl před odchodem vrátit telefon.

Podobné články

Zvyšte svoji úroveň v řízení IT

CIO Newsletter

Přináší nové pohledy na roli CIO ve firmě, inspirativní doporučení, jak v této roli obstát, rady, jak „zvládnout“ zaměstnance IT oddělení, a aktuality v oboru.

více informací

90denní plán nového IT manažera

Zkušený CIO, který vám dá jasnou odpověď, jak postupovat pokud dostanete na starosti IT a očekává se od Vás, že provedete rychlá a účinná opatření.

více informací