Ve společnosti ComAp je IT skutečným partnerem pro byznys

Česká high tech Společnost ComAp, a. s. vyvíjí a vyrábí zařízení pro řízení průmyslových spalovacích motorů a nezávislých zdrojů energie. Svým zákazníkům ve více než 150 zemích světa poskytuje rovněž odborné služby, software a příslušenství. Ve spolupráci s dalšími energetickými společnostmi realizovala například projekty pro datová centra v Číně či Británii, v Česku dodává systémy do O2 Areny nebo Nemocnice Jihlava. Společnost zaměstnává 350 lidí, z nichž více než 100 se věnuje výzkumu a vývoji. O IT se aktuálně stará pětičlenný tým v ČR, který řeší podporu uživatelů, infrastruktury a aplikací v cloudu a ve vlastním datacentru v Praze.

Obnovit důvěru v IT u vedení i uživatelů

Z kraje roku 2015 se IT tým ve společnosti ComAp dostal pod tlak uživatelů i vedení. Řešení požadavků uživatelů často trvalo déle než týden. Jakmile se u někoho vyskytla potíž, napsal email na prvního technika, který mu vytanul na mysli. Nejzkušenější pracovníci tak zůstávali zavalení hromadou operativních požadavků, které nestíhali rychle delegovat dále do týmu. Priority se často určovaly nahodile, chyběla jednoznačná pravidla pro řešení problémů.

Nezřídka se stávalo, že dva řešitelé pracovali na podobném problému se stejnou kořenovou příčinou. Systémový problém se ale odhalil až na společné poradě týmu. Neexistovala možnost dohledat historii požadavku či incidentu. Na poradách s vedením společnosti tým nebyl schopen exaktně komunikovat počet požadavků a doložit vedení zátěž v přesných číslech. IT s byznysem si vzájemně nerozuměli. Bylo jasné, že bez kvalitního systému na řízení úkolů to již dále nejde.

Tomáš Kopecký, IT specialista, oslovil několik dodavatelů a po důkladném zvážení možností se tým rozhodl pro ALVAO.

IT je partnerem pro byznys

Zhruba v té době se k firmě připojil Václav Chaloupka na pozici výkonného IT ředitele a zahájil hloubkovou transformaci IT. Změny se týkaly celkové organizace týmu, technologií a hlavně přístupu. Aby byznys mohl začít vnímat IT jako skutečného partnera, bylo nutné zkrotit běžnou operativu a usnadnit komunikaci mezi IT a uživateli. Základní krok spočíval v zavedení jednotného kontaktního místa – webového portálu ALVAO. V případě jakéhokoliv problému nyní každý věděl, kam se obracet o pomoc. Jednoduše si vybere službu v přehledném katalogu a operátor se již postará, aby požadavek řešil kompetentní pracovník s volnou kapacitou. Skončila záplava mailů adresovaných jednotlivým technikům.

„Řešení ALVAO je jednoduché a přehledné i pro uživatele, kteří nejsou IT profesionálové. Přitom spolehlivě plní i složitější funkce. To nám umožnilo systém rychle uvést do používání a následně rozšiřovat jeho využití. Jak rosteme, můžeme řešení postupně ladit podle našich potřeb.“ Václav Chaloupka, Výkonný IT ředitel.

Vedoucí oddělení měl nově perfektní přehled o vytížení celého týmu. Ti mají díky ALVAO Service Desku přehled o všech aktuálně řešených i historických případech. Díky tomu dokáží včas identifikovat systémové problémy a předchází tak dalším incidentům. Úlevu nástroj přinesl i do řízení změn. Každá změna musí být evidovaná v Service Desku a projít schvalovacím kolečkem dle urgence a dopadu. Už se nestává, že někdo bez konzultace provede změnu, která má následně dopad na funkčnost systému.

„Největší přínos vidím v jednotném kontaktním místu pro naše uživatele. Požadavky nyní můžeme efektivně zpracovávat a vést historii. Vidíme, kdo na čem pracuje,“ Tomáš Kopecký, IT specialista.


ukázka katalogu služeb

Díky úspěšné implementaci ALVAO se podařilo

• Nabídnout uživatelům jednotné kontaktní místo.
• Požadavky a incidenty se řeší dle jasně stanovených priorit.
• Jasně definovat procesy, zodpovědnosti a tok informací.
• Zlepšit řízení změn v ERP a CRM systému
• Uvolnit IT ruce pro koncepční činnost
• Získat jednoznačnou argumentaci pro porady vrcholového managementu

ALVAO pro správu budov a majetku

Úspěch ALVAO v IT motivoval firmu k rozšíření systému do dalších týmů. ALVAO si záhy oblíbili i v oddělení správy majetku a budov (facility mangement). Tento tým řeší kompletní správu majetku od telefonů přes nábytek až po vozový park, pracovní prostředí a pronájmy prostor. Zaměstnancům poskytuje rozličné služby jako rezervaci taxi pro návštěvy, rezervaci služebních vozů, hlášení škod, stěhování nábytku, opravy zařízení v budově, …

Před zavedením ALVAO probíhala většina komunikace emailem nebo zaměstnanci hlásili své požadavky osobně v kanceláři. Nezřídka se stalo, že pracovnice jedné směny k mrzutosti žadatelů nepředala další směně všechny zadané požadavky. S ALVAO tento problém zmizel. Zaměstnanci neruší pracovníky od práce, ale zadávají své požadavky přímo přes přehledný katalog. Při výměně směny stačí zkontrolovat otevřené požadavky a pracovnice má tak jistotu, že se na žádný požadavek nezapomene.

„Z hlediska řízení jsme ocenili kvalitní reportování. Obzvlášť nám pomohlo v okamžiku, kdy jsme rozjížděli nový program s výrazným dopadem na zatížení týmu. Měli jsme jasný přehled, které činnosti nás nejvíce vytěžují, což nám poskytlo cenné informace pro další uvažování o náboru či spolupráci s dodavateli,“ zmiňuje Markéta Drobná, Facility Team Leader ve společnosti ComAp.

Profesionálové ocení spolehlivé řešení

Společnost ComAp je dynamická high-tech firma s vlastním vývojem a celosvětovým úspěchem. V posledních letech prošlo IT oddělení kulturní proměnou, která z něj učinila skutečného partnera pro byznys. Součástí této proměny byly i systémy ALVAO, které poskytnuly jednotné kontaktní místo pro uživatele a kvalitní řídící nástroj pro řešitele. ALVAO nyní úspěšně pomáhá i v dalších obslužných odděleních.

Podobné články

Zvyšte svoji úroveň v řízení IT

CIO Newsletter

Přináší nové pohledy na roli CIO ve firmě, inspirativní doporučení, jak v této roli obstát, rady, jak „zvládnout“ zaměstnance IT oddělení, a aktuality v oboru.

více informací

90denní plán nového IT manažera

Zkušený CIO, který vám dá jasnou odpověď, jak postupovat pokud dostanete na starosti IT a očekává se od Vás, že provedete rychlá a účinná opatření.

více informací